Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı

0262 318 13 00

0262 318 13 01

bcolakoglu@kocaeli.bel.tr

Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı

a a a

Görev Tanımı

DAİRENİN KURULUŞU, GÖREVLERİ VE BAĞLI BİRİMLERİ:

KURULUŞU :

Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı; 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu’nun 10. maddesi ile 5393 sayılı Belediyeler Kanunu’nun 15, 48 ve 49. maddelerine göre kurulmuştur. Büyükşehir Belediye Bütçesinde kendisine ödenek tahsis edilen Dairenin ‘Harcama Yetkilisi’ Daire Başkanı’ dır. Genel Sekreter Yardımcılığına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

GÖREVLERİ :

Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığının görevleri:
a)Belediyenin yazı işleriyle ilgili tüm hizmetlerini yürütmek,
b)Büyükşehir Belediye Meclisinin işleyişi ile ilgili tüm hizmetlerini yürütmek,
c)Büyükşehir Belediye Encümeninin işleyişi ile ilgili tüm hizmetlerini yürütmek,
ç)Belediyenin genel arşiv hizmetlerini yürütmek,
d)Başkanlık Makamı tarafından verilen diğer görevleri yürütmektir.

BAĞLI BİRİMLERİ :

Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı’na dört tane Şube Müdürlüğü bağlı olup, bunların yetki ve görevleri aşağıda sıralanmıştır.

1- Yazı İşleri Şube Müdürlüğü :
Görevleri;

a)Gelen evrakı teslim almak; tetkiki, açılması ve incelemesini yaparak tasnif etmek, Şube Müdürü veya Daire Başkanının onayından sonra Gelen Evrak Kayıt numarası vererek ilgili yerlere göndermek,
b)Kurum dışına gönderilecek evraka Giden Evrak Kayıt numarası vererek Evrakı zarflamak ve ilgili yere göndermek,
c)Posta evrakının Dış Posta Zimmet Dosyası ile elden giden evrakın Dış Zimmet Defterine kaydının yapılarak Belediye birimlerine, resmi kurum ve kuruluşlara, özel ve tüzel kişilere ulaştırmak veya ulaştırılmasını sağlamak,

ç)Posta gönderme işlemlerini yapmak ve yıllık sarf hesabını çıkarmak,

d)Birimi belirtilmeden gelen gizli evrakı gizlilik derecesi dikkate alınarak kayıt işlemlerinin yapılıp Genel Sekreterlik ya da ilgili Genel Sekreter Yardımcılığı Makamına teslim etmek,

e)Resmi mühür işlemlerini yapmak ve takip etmek,
f)Belediyenin tüm birimleriyle yazışma kuralları, kodlama, dosyalama ve evrak işlemleri konusunda uygulama birliğini sağlayıcı çalışmalar yapmak,
g)Elektronik İmza Kanunu gereği ilgili birimlerle işbirliği içinde yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını koordine etmek,
ğ)Daire Başkanlığınca verilen diğer görevleri yapmaktır.

2 -Meclis Şube Müdürlüğü :
Görevleri;

a)Komisyon raporlarını, ilçe belediye meclis kararlarını ve daire başkanlıklarından gelen teklifleri göz önünde bulundurarak olağan ve olağanüstü meclis gündeminin hazırlanmasını sağlamak,
b)Büyükşehir Belediye Meclisinin toplanmasıyla ilgili ilan ve tebligatı süresi içinde ilgililerine ulaştırmak,
c)Meclisten komisyonlara havale edilen teklifler ve meclise gönderilen komisyon raporları ile ilgili yapılan yazışmaları takip etmek, komisyon icmalini düzenlemek ve komisyon raporlarının ilgililerine zamanında ulaştırılmasını sağlamak,

ç)Büyükşehir Belediye Meclisinde sözlü olarak geçen müzakerelerin görüşme tutanaklarını hazırlamak ve hazırlanan tutanakları gruplara ve isteyen meclis üyelerine vermek,

d)Meclis Kararlarını yazmak, kontrol etmek, Meclis Kâtiplerine, Meclis Başkanı ve Belediye Başkanına imzalatmak, bunların mülki amirliğe gönderilmesi ile onayı gerekenlerin onay işlemlerinin takibini yapmak, kesinleşen kararların ilgili birimlere dağıtımını yapmak,
e)Başkanlık Makamına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip ederek, cevapların ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak,
f)Büyükşehir Belediyesine gönderilen İlçe Belediye Meclis Kararlarının ilgili birimler aracılığıyla meclis gündemine alınmasını sağlamak,
g)Meclis Kararlarının ve karar özetlerinin kayıtlarını tutmak,
ğ)Komisyona giden dosyaların kayıtlarını tutmak,

h)Meclis Üyelerinin huzur haklarına ait işlemleri yapmak,

ı)Meclis Yoklama Cetvelini muhafaza etmek,

i)Meclis salonu, grup odaları ve komisyon toplantı salonlarının temizlik, tertip ve düzeninin temini ile her türlü çalışmalarının mevzuata uygun olarak yapılmasına usul yönünden yardımcı olmak,
j)Meclis Başkanlık Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
k)Daire Başkanlığınca verilen diğer görevleri yapmaktır.

3- Encümen Şube Müdürlüğü :
Görevleri;
a)Başkanlık Makamından Encümene havale edilen tekliflerin ilk incelemesini yaparak, Encümen Gündemine alınmak üzere kaydetmek,
b)Encümen ve İhale Gündemini ilgililerine dağıtımını yapmak,
c)Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek, toplantı mekânını hazır bulundurmak,

ç)Belediye Encümeni tarafından alınan kararları ve karar özetlerini kaydetmek, Encümen üyelerine imzalatmak, işlemi tamamlanan kararların suretlerini ilgili birimlere göndermek,

d)Önceden ilanı veya daveti yapılan ihale dosyalarının ihale günü tekliflerini almak ve ihale komisyonuna sunmak,

e)2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Belediye Encümeni ihale komisyonu olarak görev yaptığından, bu konuyla ilgili kararları yazmak ve yazılan kararları üyelere imzalatarak karar suretlerini ilgili birimlere göndermek,

f)Encümen ve ihale kararlarının imzalı suretlerinin, onay belgelerinin ve şartnamelerinin ayrı ayrı dosyalanmasını ve muhafazasını sağlamak,

g)Encümen üyelerinin aylık ödenek işlemlerini yapmak,

ğ)Encümenin çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,

h)Daire Başkanlığınca verilen diğer görevleri yapmaktır.

4- Arşiv Şube Müdürlüğü :
Görevleri;

a)Belediye bünyesindeki tüm birimlerin arşivlerinde bulunup da kendi arşivlerinde muhafazasına lüzum kalmayan evrak, dosya, defter ve benzeri arşivlik malzemeyi teslim alıp, gerektiğinde birimlerin hizmetine sunabilmek amacı ile tasnifleyerek arşivlemek,

b)Muhafazasına lüzum görülmeyenlerin ise 29.08.1988 tarihli ve 3473 sayılı ‘Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun’un 6 ncı maddesine göre ayıklanarak imha edilmesini sağlamak,

c)Birimlerin arşiv çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,

ç)Kurumun arşiv hizmetlerini Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak yapmak,

d)Daire Başkanlığınca verilen diğer görevleri yapmaktır.